Cadastro de Produtos

Aprenda a preencher todos os campos desta janela. Basta teclar F1 com o foco no local da dúvida para receber instruções. Use e abuse da Ajuda. É muito fácil.

Rotinas básicas a serem realizadas nesse formulário:

Cadastrar: clique no botão Cadastrar ou pressione F2 e informe os dados solicitados. Tecle F3 para salvar ou ESC para cancelar.

Alterar os Dados:selecione o nome na Grade. Clique no botão Alterar ou pressione F4. Modifique o que deseja e tecle F3 para salvar ou ESC para cancelar.

Excluir: selecione o nome na Grade. Clique em Excluir ou pressione a tecla Delete. Se já houve alguma operação envolvendo o registro ele não poderá ser excluído mas poderá ser desmarcado o campo Ativo.

Consultar: para consultar um produto específico utilize o botão Localizar[F7]. Será aberta uma janela para busca pelo nome ou pelo código (ver detalhes).

O botão Filtros[F8] proporciona inúmeras possibilidades de relatórios como, por exemplo, produtos de um departamento (ver detalhes).

Utilizar a Grade de Listagem: grade é um componente que lista os registros cadastrados e permite que cada um deles seja selecionado para alteração ou exclusão. Os registros inativos são mostrados com a cor acinzentada e também podem ser selecionados.

Clicando com o botão direito do mouse sobre a grade será aberto um popup com as seguintes opções:

  1. Cadastrar um Registro: substitui o botão Cadastrar ou a tecla F2.
  2. Alterar o Registro Selecionado: substitui o botão Alterar ou a tecla F4.
  3. Excluir o Registro Selecionado: substitui o botão Excluir ou a tecla Delete.
  4. Localizar um Registro: substitui o botão Localizar ou a tecla F7.
  5. Filtros: substitui o botão Filtros ou a tecla F8.
  6. Configurar a Grade: abre uma janela de configuração onde é possível alterar algumas funcionalidades da grade.
  7. Aumentar (ou Reduzir) o Tamanho da Grade: permite maximizar a grade em toda a janela e minimizar novamente.

Imprimir os Registros de uma Grade: clique no botão Imprimir para que seja aberta uma janela de configuração e impressão. Se preferir, pressione o botão Exportar, escolha o formato, que pode ser Texto, HTML ou XLS (Excel), configure e imprima os dados do documento que foi gerado.

Aba Dados Básicos

Código: campo programado para receber qualquer código alfanumérico com até 13 dígitos. A seguir, algumas regras para a escolha dos códigos dos produtos:

  1. Busca Automática: teclando enter com o campo vazio ou clicando no botão localizado ao lado será feita uma busca do primeiro código numérico livre. Após localizar, o foco irá para o campo Nome.
  2. Código Informado: o código também poderá ser informado pelo usuário. Para tanto, é recomendável seguir determinados critérios:
    1. Produtos Industrializados: é aconselhável utilizar o código de barras que existe na maioria dos produtos. Desta forma, o código poderá ser lido diretamente na embalagem.
    2. Produtos de Fabricação Própria: escolha um código com até quatro dígitos. Pode ser utilizada a busca automática.
    3. Embalagens Fracionadas: alguns produtos podem ser vendidos com o fracionamento da embalagem de fábrica. Nesses casos devem ser definidos códigos específicos com o mesmo critério adotado para os Produtos de Fabricação Própria.

Importante: na geração de códigos próprios o sistema retirará os zeros colocados à esquerda. Exemplo: se for digitado 0021 o sistema mudará para 21.

Nome: é um campo obrigatório. Informe o nome do produto com até 50 caracteres alfanuméricos. Cuidados que se deve ter no cadastramento:

  1. É aconselhável a utilização do nome popular do produto, isto é, a forma como ele é conhecido, para que não exista dificuldade na hora de fazer busca pelo nome.
  2. Evite espaços antes ou após cada palavra para que o ordenamento alfabético seja perfeito.
  3. Mantenha um padrão de nome para que os agrupamentos e buscas de produtos similares fiquem mais adequados.
  4. Componha o nome com os dados que permitam fácil reconhecimento do produto na hora da venda.
  5. Evite nomes duplicados, que permitam identificação somente no formulário de cadastro. Lembre-se que no momento da venda os dados cadastrais não estarão disponíveis. Se tiver que utilizar duplicação de nomes analise a possibilidade de adotar a Grade de Produtos. Mas isso só poderá ocorrer se o nome e o preço forem exatamente iguais, diferenciando os produtos apenas no tamanho e cor (mais detalhes: cadastro de itens de grade).

Valor 1: preencha o valor de venda do produto. Não se aplica a produto Multi-sabores (ex: Pizzas), cujo valor deverá ficar zero pois os preços serão colocados na montagem dos sabores.

Valor 2: opcionalmente pode ser informado um segundo valor de venda para o produto. Também não se aplica a produto Multi-sabores.

Ordem de Serviço > Emitir na Venda: com esse campo marcado é possível emitir uma Ordem de Serviço no momento da venda para que o produto seja preparado (lanches, a la cartes, pizzas) ou simplesmente entregue (refrigerantes, cervejas) pelos setores competentes (cozinha, bar, almoxarifado, depósito, etc).

Importante: produtos que estejam previamente preparados e à disposição do cliente na área de vendas (alimentos em cubas de buffet, estufas, auto-serviços, etc) não devem ter esse campo marcado porque não será necessária a impressão de Ordem de Serviço.

Departamento: é importante classificar o produto nos diversos departamentos, setores, espécies, etc. O sistema possibilita a montagem de uma Árvore, onde são informados os diversos grupos em que os produtos se enquadram (ver detalhes).

Abra o campo e defina onde melhor se enquadra o produto. Se não existe classificação adequada ela pode ser criada pelo pressionamento do botão à direita do campo. Quanto mais baixo o nível, maior será o detalhamento nas pesquisas.

Exemplo: um refrigerante light em garrafa pode se classificado apenas como REFRIGERANTES. Todavia, para especializar mais as pesquisas e filtros, o ideal é classificá-lo como REGRIGERANTES / LIGHTS / GARRAFA. Desta forma, poderá ser feita uma pesquisa somente dos refrigerantes lights em garrafa, o que não seria possível se ele fosse classificado apenas como refrigerante.

Custo: informe o preço de custo do produto (opcional). Não se aplica a produto Multi-sabores (ex: Pizzas), cujo valor deverá ficar zero pois os custos serão administrados nas montagens dos sabores.

Especial > Multi-Sabores: campo obrigatório para produtos que podem ser fracionados no momento da venda em vários sabores de diferentes preços. É o caso de pizzas, que podem ser divididas por escolha do cliente em mais de um sabor em cada unidade vendida.

O produto marcado como multi-sabores tem um tratamento diferenciado, tanto no cadastro/alteração como no momento da venda. Vejamos:

Ao cadastrar ou alterar o produto

A) São bloqueados os seguintes campos:

  1. Valor: não pode haver um valor único para o produto porque o preço dependerá do sabor ou tamanho escolhido pelo cliente. Além de bloqueado esse campo ficará com valor zero.
  2. Custo: o preço de custo será formatado individualmente na montagem dos sabores.
  3. Lucro: o percentual de lucro deverá ser informado individualmente na montagem dos sabores.
  4. Ingredientes: mesmo que o produto utilize ingredientes do cadastro de insumos a escolha deve ser feita individualmente na montagem dos sabores.
  5. Comercialização: nunca será insumo; sempre será para comercialização.
  6. Usar Etiqueta de Balança: não utilizará etiquetas geradas em balança.
  7. Peso/Tamanho: não será vendido por peso ou tamanho, mas sim por unidade, mesmo que essa seja dividida em vários sabores.
  8. Quantidade Automática: a quantidade deverá ser informada pelo usuário no momento da venda, não aceitando o cálculo automático.
  9. Momento da Produção: será sempre produzido no ato da venda.
  10. Composição: a composição será informada individualmente na montagem dos sabores.
  11. Estoque: o controle de estoque será realizado em local específico, pois levará em conta cada sabor cadastrado.

B) Ficam liberados os atalhos constantes do painel "Cadastramento de Produtos Multi-Sabores":

  1. Tamanhos: cada produto poderá ter diversos tamanhos específicos para ele e cadastrados no formulário aberto por esse botão.
  2. Sabores: nesse formulário são cadastrados todos os sabores que serão utilizados para montar o produto que está selecionado no momento.
  3. Montagens de Sabores: aqui são "montadas" todas as alternativas existentes para o produto. São vinculados os tamanhos e sabores existentes, formando as variedades do produto com os respectivos preços.
  4. Sabores das Bordas: esse formulário serve para que sejam cadastrados todos os sabores de massas com borda recheada.
  5. Montagem das Bordas: nesse local faça a "montagem" de todas as bordas recheadas existentes para o produto, com diferentes tamanhos, sabores e preços.

Os itens 4 e 5, acima, somente serão utilizados se o produto tiver "borda recheada", como nos casos de algumas pizzas.

No momento da venda do produto

Não basta informar o produto e a quantidade. O sistema pedirá também o tamanho, os sabores e, se for o caso, a borda. Maiores detalhes são disponibilizados na Ajuda do módulo de Vendas.

Lembrete: em todos os formulários abertos pelos botões acima existe Ajuda (F1) com maiores detalhes à respeito de cada cadastro.

Painel Foto: as fotos que estiverem no diretório "IntelSystems\Projetos\IS_Alilmentação\Dados\Fotos Produtos" poderão ser adicionadas, removidas, substituídas ou terem seu tamanho ajustado. Para adicionar ou alterar uma foto clique sobre ela com o botão esquerdo do mouse. Outra forma de é clicar com o botão direito do mouse sobre o campo Foto e, no Popup que for aberto, clicar na opção desejada conforme exemplos abaixo:

............

Zoom: clicando no link zoom a foto será ampliada para facilitar a visualização. Não é o mesmo que a opção Ajustar Tamanho existente no popup. Esta ajusta o tamanho ao campo enquanto que o zoom amplia a foto em um janela aberta para isso.

Aba Diversos

Promoção > Participar: marque esse campo se deseja que o produto participe das promoções de desconto por fidelidade de clientes.

ICMS: escolha no campo qual a situação tributária ou alíquota que se enquadra o ICMS do produto.

Clicando no botão que fica ao lado, será aberta uma janela mostrando todas as situações e alíquotas cadastradas no ECF - Emissor de Cupom Fiscal. Caso não exista a alíquota desejada, faça o cadastramento na janela Funções Fiscais que é aberta a partir do módulo Configurações.

Se não houver impressora fiscal conectada ao terminal não haverá demonstração de alíquotas cadastradas, eis que a leitura do ECF é feita ao abrir o formulário e, portanto, os dados demonstrados nessa janela são sempre atuais.

Ingredientes: esse campo só deve ser marcado se o produto utiliza o Cadastro de Insumos, isto é, se ele é produzido a partir de matérias-primas previamente cadastradas. O botão ao lado abre o formulário que permite a escolha dos insumos que serão utilizados na fabricação do produto.

Painel Comercialização

Produto é Insumo: determina que o produto é um insumo, isto é, que será utilizado como matéria-prima na fabricação de outros produtos.

Produto NÃO é para venda: com esse campo marcado o produto não pode ser vendido isoladamente. Sua utilização fica restrita à produção de outras unidades. Pode ocorrer o caso de um produto ser insumo e também poder ser vendido normalmente. Neste caso esse campo não deve ser marcado eis que ele impede a venda.

Painel Características

Usar Etiqueta de Balança: esse campo deve ser marcado se o produto necessitar da geração de etiqueta especial (de balança) com código de barras.

As etiquetas comuns têm apenas o código do produto e podem ser emitidas por qualquer impressora. As etiquetas especiais normalmente são emitidas por uma balança etiquetadora e contém um resumo da venda: possuem o código do produto e também o valor ou a quantidade vendida (por peso ou unidade). Esses dados são interpretados pelos terminais de venda e caixa ao ler o código de barras.

Importante: para que os terminais interpretem as etiquetas de balança deve ser definido o seguinte no módulo de Configurações Diversas:

  1. o tamanho do código do produto a ser utilizado na etiqueta (4, 5 ou 6 dígitos).
  2. os dados que deverão constar na etiqueta de balança: o valor da venda ou o peso do produto. Exemplos:
    1. valor da venda: R$ 5,89 (na etiqueta: 0000589).
    2. peso do produto: 0,560 kg de queijo (na etiqueta: 000056).

Nota 1: ao invés de peso do produto pode ser utilizado o número de unidades. Exemplo: 5 pastéis (na etiqueta: 0000005).

Nota 2: uma embalagem de produto que tem código de barras de fábrica e é vendida por unidade não deve utilizar etiqueta de balança mas sim o próprio código da embalagem. Todavia, se a embalagem for aberta para venda a granel poderão ser utilizadas etiquetas emitidas por balanças etiquetadoras, com código próprio de até 4 dígitos. Exemplo: uma peça de queijo que passa a ser vendida em fatias.

Atenção: Ao marcar Usar Etiqueta de Balança o campo Quantidade Automática também fica assinalado.

Quantidade Automática: essa opção estando marcada determina que no momento da venda a quantidade do produto será colocada automaticamente, dependendo do tipo de etiqueta ou da forma do código do produto:

  1. Etiquetas de balança: a quantidade assumida na hora da venda será o valor ou a quantidade existente na etiqueta (Exemplos: 0,500 kg de queijo ou 5 empadas).
  2. Etiquetas comuns: a quantidade assumida na hora da venda será 1 se o produto utiliza etiqueta gerada em uma impressora comum contendo código próprio.
  3. Código de barras no produto: no caso de código de fábrica a quantidade assumida na hora da venda será sempre 1. Exemplo: refrigerante.
  4. Nota: nos itens "2" e "3", acima, se o campo Quantidade Automática estiver desmarcado a quantidade deverá ser informada manualmente no momento da venda: o sistema irá sugerir uma unidade e ficará aguardando a confirmação ou troca da quantidade.

Painel Unidade de Venda: nesse campo deverá ser escolhida a maneira de informar a quantidade a ser digitada na hora da venda do produto:

  1. Unidade: todos os campos relativos a quantidade serão formatados sem casas decimais, tanto no momento da venda como nos relatórios. Ex: 1, 5, 30, etc.
  2. Kilograma: os campos relativos a quantidade serão formatados com três casas decimais, tanto no momento da venda como nos relatórios. Ex: 1,000, 2,430, 0,525, etc.
  3. Grama: no momento da venda o campo quantidade será formatado sem casas decimais (para facilitar a digitação) mas nos relatórios de venda e estoque a formatação será com três casas porque a exibição será em Kg. Exemplo: digita 200 gramas e nos relatórios aparece 0,200 Kg.
  4. Metro: os campos relativos a quantidade serão formatados com três casas decimais, tanto no momento da venda como nos relatórios. Ex: 1,000, 2,430, 0,520, etc.
  5. Centímetro: no momento da venda o campo quantidade será formatado sem casas decimais (para facilitar a digitação) mas nos relatórios de venda e estoque a formatação será com três casas porque a exibição será em Metro. Exemplo: digita 80 centímetos e nos relatórios aparece 0,800 metros.

Nota 1: para manter uma padronização visual com a venda por peso, principalmente nos relatórios, os campos de venda por metro serão formatados com três casas decimais (ao invés de duas).

Nota 2: o nome do painel Estoque também se adequará informando o tipo de unidade do produto: Estoque em Unidades, Estoque em Kg e Estoque em Metro. Mesmo quando a venda for por grama ou centímetro o nome do painel será em Kg ou metro, pois é a forma genérica que aparecerá nos relatórios.

Painel Momento da Produção

No ATO da Venda: marcar esse campo se o produto for produzido no ato da venda, isto é, sob encomenda como, por exemplo, pizzas, lazanhas, etc. É indicado para controlar os produtos a la carte. É importante a identificação correta porque os insumos, neste caso, serão baixados do estoque juntamente com a venda.

ANTES da Venda: esse campo deverá ser marcado se o produto for primeiro produzido para depois ser colocado à venda. É indicado para controlar os produtos elaborados em escala maior como, por exemplo, pães, bolos, pizzas pré-prontas, etc. É importante a identificação correta porque os insumos, neste caso, serão baixados do estoque no momento da produção.

Painel Composição: para informar a composição do produto aumente a área de digitação com F4 ou com o mouse. Para confirmar e fechar a janela tecle OK ou Alt O. Para cancelar clique em Cancel ou pressione Alt C. Esse campo será desativado nos produtos multi-sabores porque a composição deverá ser informada no cadastro de cada sabor. A composição será mostrada no momento da venda com o objetivo de informar o cliente.

Painel Estoque: dependendo do que estiver selecionado no painel "Unidade de Venda", esse painel pode assumir os seguintes nomes:

  1. Inicial: informe o estoque existente no momento do cadastramento do produto. Esse campo não será acessível no caso de alteração de dados.
  2. Mínimo: o número de casas decimais desse campo dependerá do que foi definido no painel Unidade de Venda. Esse campo só deve ser utilizado em casos muito especiais, pois interfere na sugestão de pedido dos produtos. Exemplo: o sistema entende que o estoque deve ter 10 unidades. Se na hora do pedido tiver 7, irá sugerir a compra de mais 3, para completar as 10 unidades. Todavia, se o campo Estoque Mínimo for 25, o sistema irá pedir 18 unidades, isto é, 15 a mais do que considera satisfatório.
  3. Máximo: o número de casas decimais desse campo dependerá do que foi definido no painel Unidade de Venda. Esse campo só deve ser utilizado em casos muito especiais, pois interfere na sugestão de pedido dos produtos. Exemplo: o sistema entende que o estoque deve ter 25 unidades. Se na hora do pedido tiver 7, irá sugerir a compra de mais 18, para completar as 25 unidades. Todavia, se o campo Estoque Máximo for 10, o sistema irá pedir apenas 3 unidades, isto é, 15 a menos do que considera satisfatório.

Painel Status: esse campo deve permanecer marcado para manter o produto disponível no cadastro. Se estiver desmarcado o item não será mostrado na tela de vendas, não podendo, portanto, ser vendido. Nos listadores aparecerá em tom cinza.

Botões Superiores

Para evitar que sejam pressionados indevidamente, os botões somente são liberados no momento em que podem ser utilizados. O botão que não estiver funcional poderá ser substituído por outro ou ficará cinza e não aceitará clique. São eles:

Cadastrar [F2] - Clique no botão ou tecle F2 para que seja liberado o cadastro de um novo registro.

Alterar [F4] - Clique no botão ou tecle F4 para que o registro selecionado seja editado para alteração.

Salvar [F3] - Após cadastrar um novo registro ou alterar um item já existente, pressione o botão Salvar ou tecle F3.

Cancelar [ESC] - Clique no botão ou pressione ESC para cancelar um cadastramento ou alteração que esteja em andamento.

Localizar [F7] - Clique no botão ou tecle F7 para abrir o formulário de busca rápida de registro.

Excluir - Selecione o registro na grade, pressione o botão Excluir e após, quando solicitado, confirme a exclusão. Importante: um registro não pode ser excluído se houve alguma operação após o seu cadastro, porque qualquer lançamento gera registros dependentes que não podem ficar órfãos. Todavia, em qualquer situação é possível desativá-lo para que ele passe a ser ignorado no momento da venda, bastando, para tanto, desmarcar o campo Ativo.

Imprimir - Abre o formulário para configurações e impressão dos registros constantes na grade.

Exportar - Abre o formulário para exportação dos dados da grade para qualquer diretório, nos formatos Texto, HTML ou XLS (Excel).

Filtros [F8] - Esse botão ou a tecla F8 permite a abertura do formulário que permite diversas opções de escolha de relatórios gerenciais.

Fechar [ESC] - Clique no botão ou tecle ESC para fechar o formulário atual e retornar para a tela anterior.

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