Untitled Document

Rotinas Básicas

Cadastrar: clique no botão Cadastrar ou pressione F2 e informe os dados solicitados. Tecle F3 para salvar ou ESC para cancelar.

Alterar os Dados: selecione o nome na Grade. Clique no botão Alterar ou pressione F4. Modifique o que deseja e tecle F3 para salvar ou ESC para cancelar.

Excluir: selecione o nome na Grade. Clique em Excluir ou pressione a tecla Delete. Se já houve alguma operação envolvendo o registro ele não poderá ser excluído mas poderá ser desmarcado o campo Ativo.

Consultar: navegue na grade ou utilize Localizar [F7] para ser aberta uma janela de busca pelo nome ou pelo código. O painel superior mostrará os dados do item que estiver marcado na grade.

Login: informe o nome que será utilizado para ingressar no sistema. O ideal é que seja o próprio nome do usuário. Não deve ser longo. De preferência o pré-nome ou os dois primeiros nomes. O sistema formatará todas as letras em maiúsculas.

Senha: aceita dados alfanuméricos com até oito dígitos. Deve ser colocada uma senha provisória para que posteriormente o usuário altere da forma que desejar.

Sexo: escolha a letra que corresponde ao sexo do usuário. É importante essa informação para que o sistema saiba como se referir (sr. ou sra.) e também para que possam ser feitas listagens e malas diretas específicas para homens e mulheres.

Comissão: será habilitado na próxima versão.

Ativo: esse campo estando marcado mantém o registro ativo, isto é, disponível em todas as operações do programa. Para desativar o registro, desmarque o campo. Um registro desativado passa a ser ignorado por alguns setores do sistema mas pode ser reativado a qualquer momento. Na grade desse formulário ele passa a ser listado na cor cinza.

Operações de Vendas: com esse campo marcado o usuário poderá ingressar no módulo de vendas e, no caso específico de Vendas Simples, também efetuar o recebimento dos respectivos valores.

Operações de Caixa: esse tipo de acesso não deve ser confundido com os recebimentos de valores que poderão ser feitos nos terminais de vendas. Operação de Caixa é aquela utilizada para recebimento de valores em geral, tal como vendas, crediários, etc.

Fechamentos dos Caixas: acesso que permite que o usuário realize a conferência e fechamento dos caixas individuais (de todos os operadores) e do caixa geral do dia. Só deve ser concedido a pessoas que possam conferir valores das receitas do dia.

Devolução de Notas Fiscais: permite que o usuário realize devolução de notas fiscais impressas em formulários continuos.

Configurações (Restrito): as configurações devem ter um acesso muito restrito porque definem a forma de funcionamento da empresa, tipos de equipamentos utiizados, formas de recebimentos e pagamentos, tipos de vendas, etc. Somente usuários qualificados devem ter esse tipo de acesso.

Cadastros: permite o acesso do usuário ao módulo de cadastros da empresa, tais como produtos, clientes, cidades, carftões, etc. Somente não libera o acesso ao cadastro de usuários, que deve ter uma autorização específica.

Pode Alterar Preço de Venda: esse campo marcado libera o usuário para alterar o preço do produto no momento da venda. É válido somente para o produto que está selecionado na tela da venda e não causa nenhuma alteração no valor cadastrado. Mas atenção: a liberação deve ser limitada a usuários de extrema confiança, pois permite até mesmo a venda de produtos por preço vil.

Ajustes de Estoque: libera a entrada do usuário nos formulários de ajustes de estoque dos produtos sem as respectivas operações de vendas. Deve haver muito cuidado porque podem ser tirados produtos do estoque sem as respectivas operações de vendas.

Pedidos de Produtos: permite que o usuário realize sugestões de compras e pedidos de produtos. É mais indicado aos responsáveis pelo departamento de compras.

Entradas de Produtos: libera o usuário a realizar os lançamentos dos produtos recebidos pela empresa e suas respectivas ligações com os fornecedores.

Contas a Pagar: permite acesso ao módulo de contole de contas a pagar da empresa.

Contas a Receber: libera o módulo de contas a receber. Indicado para usuários que trabalhem no setor de cobranças da empresa.

Ver Operador de Caixa: esse campo marcado permite que seja mostrado nos listadores o nome do usuário que ingressou em uma operação de recebimento e saiu sem completá-la. Se no final do dia a comanda estiver aberta, é possível identificar qual operador de caixa "espiou" a venda para ver o seu valor e saiu sem completar o recebimento.

Exclui Vendas: se este campo estiver marcado, será permitido que o usuário possa excluir vendas já encerradas ou autorizar outro usuário a fazê-lo. Não deve ser confundido com cancelar vendas, eis que para haver cancelamento a venda não pode estar encerrada.

Altera Televendas: com este campo marcado o usuário tem permissão de realizar alteração nas televendas que ainda não tenham sido vinculadas a um entregador ou pagas pelo cliente.

Concede Descontos: libera o usuário a conceder ou autorizar descontos nas vendas, dentro dos limites previstos no sistema.

Cheques Emitidos: permite acesso ao módulo de controle de cheques emitidos pela empresa.

Cheques Recebidos: libera acesso ao controle de cheques recebidos dos clientes. Indicado para pessoas responsáveis pelo departamento de crédito e cobrança.

Libera Vendas: permite que o usuário libere vendas que estejam bloqueadas pelo sistema em virtude de estouro de limite ou débitos de clientes.

Análises de Dados: libera acesso ao módulo de análises referentes aos dados operacionais da empresa.

Extratos de Contas: permite que o usuário acesse aos extratos de contas de clientes, bancos, cartões, convênios, etc.

Abre Novo Dia (Restrito): só libere esse acesso a usuários que realmente tenham condições de decidir se devem abrir um novo dia de trabalho. Sempre que ao ingressar nos módulos de vendas ou caixa for detectado que a data que o programa está operando é diferente da data do computador será facultado abrir um novo dia. Atenção: se a criação do novo dia for indevida não tem como voltar atrás: o sistema gera inúmeros registros estatísticos e também dados necessários à inicialização do novo dia.

Abre Novo Turno: permite que o usuário inicialize um novo turno de trabalho, desde que haja mais de um turno cadastrado. É possível abrir um novo turno e depois retornar para o anterior, isto é, a navegação entre os turnos é permitida pois não danifica os dados.

Usuários (Restrito): é o acesso mais importante e deve ser o mais limitado. Somente usuários de total confiança e responsabilidade podem ter esse tipo de acesso, pois se transformam em verdadeiros superusuários: podem cadastrar, alterar, excluir e bloquear os usuários que tomam decisões relevantes para a empresa. Para exemplificar, esse acesso pode permitir que sejam bloqueados, alterados ou excluídos todos os demais usuários. É recomendável ter no mínimo dois usuários com esse acesso para que não haja o risco de, na falta de um, não ter alguém que possa liberar e boloquear usuários.

Dependendo do que estiver sendo feito, alguns botões são desativados para evitar pressionamento indevido. Quando for necessário, eles serão automaticamente ativados.

Cadastrar [F2]: clique no botão Cadastrar ou tecle F2 para que seja iniciado o cadastro de um novo registro.

Alterar [F4]: clique no botão Alterar ou tecle F4 para que seja permitida a alteração do registro que está selecionado.

Salvar [F3]: após cadastrar um novo registro ou alterar um item já existente, pressione o botão Salvar ou tecle F3.

Cancelar [ESC]: clique no botão Cancelar ou pressione ESC para cancelar um registro que esteja sendo cadastrado ou alterado.

Excluir: selecione o registro na grade, pressione o botão Excluir e após, quando solicitado, confirme a exclusão. Importante: um registro não pode ser excluído se houve alguma operação após o seu cadastro. Todavia, é possível desativá-lo desmarcando o campo Ativo.

Localizar [F7]: clique no botão Localizar ou tecle F7 para abrir o formulário de busca do registro pelo nome.

Retornar [ESC]: clique no botão Retornar ou tecle ESC para sair do formulário atual e retornar para a tela anterior.

IntelSystems - Respeito pelo Usuário