Cadastro de Produtos

Tecle F1 com o foco no local da dúvida para receber instruções.

Rotinas básicas a serem realizadas com os seguintes botões:

Cadastrar: permite realizar o cadastro de um novo produto.

Alterar os Dados: possibilita que sejam feitas alterações em um cadastro pré-existente.

Salvar: salva o registro que está sendo cadastrado ou alterado.

Cancelar: cancela a alteração ou cadastramento antes de salvar.

Localizar: abre uma janela para busca de produto pelo nome ou pelo código.

Excluir: determina a exclusão do item que está marcado no grid. Se já houve alguma operação envolvendo o registro ele não poderá ser excluído mas poderá ser desmarcado o campo Ativo.

Exportar: envia os dados constantes do grid para arquivos nos formatos Texto, HTML ou XLS (Excel)

Imprimir: abre o módulo de configuração e impressão dos dados do grid.

Filtros: proporcionam inúmeras possibilidades de relatórios como, por exemplo, produtos de um departamento.

Histórico: mostra a história do registro desde que ele foi criado.

Ajuda: abre o formulário de Ajuda para o local em que está o foco.

Fechar: sai do módulo de produtos, retornando para a tela anterior.

Campos Existentes

Código

Campo programado para receber qualquer código alfanumérico com até 13 dígitos. A seguir, algumas regras para a escolha dos códigos dos produtos:

Busca Automática: teclando enter com o campo vazio ou clicando no botão localizado ao lado, será feita uma busca do primeiro código numérico livre. Após localizar, o foco irá para o campo Nome.

Código Informado: o código também poderá ser informado pelo usuário, sendo recomendável seguir determinados critérios:

  1. Produtos Industrializados: é aconselhável utilizar o código de barras da embalagem.
  2. Fabricação Própria: defina um código com até seis dígitos. Pode usar a busca automática.
  3. Fracionamentos: para fracionar uma embalagem de fábrica, escolha o código da fração com o mesmo critério adotado para os Produtos de Fabricação Própria.

Nome

Informe o nome do produto, com até 50 caracteres alfanuméricos, observando o seguinte:

  1. É aconselhável que o produto seja cadastrado da forma como ele é pedido, para facilitar a busca pelo nome.
  2. Evite espaços antes ou após cada palavra para que o ordenamento seja perfeito.
  3. Mantenha um padrão, para que os agrupamentos e buscas de produtos similares fiquem mais adequados.
  4. Componha o nome com os dados que permitam fácil reconhecimento do produto na hora da venda.
  5. Evite nomes duplicados, que permitam identificação somente no formulário de cadastro. Lembre-se que no momento da venda os dados cadastrais não estarão disponíveis.

Multi-Sabores

Campo obrigatório para produtos que podem ser fracionados em vários sabores de diferentes preços, no momento da venda . É o caso, por exemplo, de pizzas que podem ser divididas, por escolha do cliente, em mais de um sabor em cada unidade vendida.

O produto marcado como multi-sabores tem um tratamento diferenciado, tanto no cadastro/alteração como no momento da venda. Vejamos:

1 - Tratamento ao cadastrar ou alterar o produto

A) Por não precisarem de alteração, são bloqueados os seguintes campos:

  1. Unidade de Venda: o produto será sempre vendido por unidade, mesmo que seja dividido em vários sabores.
  2. Lucro: opção não aplicável a este tipo de produto.
  3. Custo: opção não aplicável a este tipo de produto.
  4. Venda I: não pode haver um valor único para o produto, eis que o preço dependerá do sabor e tamanho escolhidos pelo cliente. Desta forma, os preços serão definidos na montagem dos produtos.
  5. Venda II: mesma razão do preço de venda I.
  6. Ingredientes: a escolha poderá ser feita individualmente na montagem dos sabores.
  7. Usar Etiqueta de Balança: não utilizará etiquetas geradas em balança.
  8. Quantidade Automática na Venda: a quantidade deverá ser informada pelo usuário no momento da venda, não aceitando o cálculo automático.
  9. Produto é Matéria Prima de Outros: um produto multi-sabores nunca será Matéria Prima de outros produtos.
  10. Produto Não pode ser Vendido: somente não poderão ser vendidos os produtos utilizados para consumo interno, que não é o caso de multi-sabores.
  11. Momento da Produção: será sempre produzido no ato da venda, pois depende da escolha dos sabores pelo cliente no momento do pedido.
  12. Composição: a composição será informada no cadastro dos sabores.
  13. Preço Variável na Venda: o valor de venda não pode ser modificado porque depende da escolha dos sabores, que têm seus preços determinados em tabela especial.
  14. Grupo de Preços: o preço dependerá do sabor e tamanho escolhidos pelo cliente. Desta forma, os preços serão definidos na montagem dos produtos.
  15. Localização: o produto não tem local de armazenagem porque é produzido no momento da venda.
  16. Estoque: o controle de estoque será realizado em local específico, pois levará em conta cada sabor e tamanho cadastrados.
  17. Fabricante: será sempre fabricação própria.
  18. Marca: não há marca definida, eis que o produto é fabricação própria.
  19. Último Fornecedor: o produto é montado, não havendo um único fornecedor.
  20. Aplicação/Características: não há nada para ser definido, eis que o produto é produzido para consumo.

B) Ficam liberados os atalhos constantes do painel "Cadastramento de Produtos Multi-Sabores - Pizzas e Similares ", conforme descrição a seguir:

  1. Tamanhos: cada produto poderá ter diversos tamanhos, específicos para ele e cadastrados no formulário aberto por esse botão (ver Detalhes).
  2. Sabores: nesse formulário são cadastrados todos os sabores que serão utilizados para montar o produto que está selecionado no momento (ver Detalhes).
  3. Montagem dos Sabores: aqui são "montadas" todas as alternativas existentes para o produto. São vinculados os tamanhos e sabores existentes, formando as variedades do produto com os respectivos preços (ver Detalhes).
  4. Sabores das Bordas: esse formulário serve para que sejam cadastrados todos os sabores de massas com borda recheada (ver Detalhes).
  5. Montagem das Bordas: nesse local faça a "montagem" de todas as bordas recheadas existentes para o produto, com diferentes tamanhos, sabores e preços (ver Detalhes).

2 - Tratamento no momento da venda do produto

Não basta informar o produto e a quantidade. O sistema pedirá também o tamanho, os sabores e, se for o caso, a borda. Maiores detalhes são disponibilizados na Ajuda do módulo de Vendas.

Não esqueça: em todos os formulários existe Ajuda (F1), com maiores detalhes à respeito de cada cadastro.

Unidade de Venda

Nesse campo deverá ser escolhida a maneira de informar a quantidade a ser digitada na hora da venda do produto:

  1. Unidade: todos os campos relativos a quantidade serão formatados sem casas decimais, tanto no momento da venda como nos relatórios. Ex: 1, 5, 30, etc.
  2. Kilograma: os campos relativos a quantidade serão formatados com três casas decimais, tanto no momento da venda como nos relatórios. Ex: 1,000, 2,430, 0,525, etc.
  3. Grama: no momento da venda o campo quantidade será formatado sem casas decimais (para facilitar a digitação) mas nos relatórios de venda e estoque a formatação será com três casas porque a exibição será em Kg. Exemplo: digita 200 gramas e nos relatórios aparece 0,200 Kg.
  4. Metro: os campos relativos a quantidade serão formatados com três casas decimais, tanto no momento da venda como nos relatórios. Ex: 1,000, 2,430, 0,520, etc.
  5. Centímetro: no momento da venda o campo quantidade será formatado sem casas decimais (para facilitar a digitação) mas nos relatórios de venda e estoque a formatação será com três casas porque a exibição será em Metro. Exemplo: digita 80 centímetos e nos relatórios aparece 0,800 metros.

Nota 1: a existência das opções de venda por kg e por grama objetiva faciitar a digitação. Se normalmente as vendas têm pesos inferiores a 1 kg, selecione vender por gramas. Desta forma, não precisará digitar o ponto decimal em todas as vendas. Exemplo: um buffet que normalmente venda quantidades inferiores a 1 kg, ao invés de digitar 0,852 irá informar apenas 852. Se for 1,250, deve ser digitado 1250.

O tratamento interno e as listagens serão sempre por Kg, mesmo que a digitação seja em gramas. A mesma regra se aplica para metros e centímetros.

Nota 2: para manter uma padronização visual com a venda por peso, principalmente nos relatórios, os campos de venda por metro serão formatados com três casas decimais (ao invés de duas).

Nota 3: os nomes dos painéis de Estoque e Valores também se adequarão, informando o tipo de unidade do produto: Estoque em Unidades, Valores em Unidades, Estoque em Kg, Valores em Kg, Estoque em Metro e Valores em Metro. Mesmo quando a venda for por grama ou centímetro o nome dos painéis será em Kg ou metro, pois é a forma genérica que aparecerá nos relatórios.

Painel Valores

Dependendo do que estiver selecionado no painel "Unidade de Venda", esse painel pode assumir os seguintes nomes:

  1. Lucro: informe o percentual de lucro (opcional) que deverá ser aplicado sobre o custo para servir como sugestão do Preço de Venda. Como padrão, o sistema utiliza o percentual informado no configurador.
  2. Custo: informe o Preço de Custo do produto (opcional). Ele será utilizado para calcular o Preço de Venda, caso exista um percentual definido de margem de lucro. O valor desse campo será modificado sempre que for dada a entrada de produtos em estoque no módulo específico de compras, assumindo o valor do último produto adquirido. Não se aplica a produto Multi-sabores (ex: Pizzas), cujo valor deverá ficar zero pois os custos serão administrados nas montagens dos sabores.
  3. Sugestão: esse campo não aceita digitação. Ele serve apenas para sugerir o preço de venda do produto com base no percentual de lucro aplicado sobre o valor de custo.
  4. Venda 1: é o valor básico de venda ao consumidor. Se for zero, o programa calculará o seu valor aplicando o Percentual de Lucro sobre o Preço de Custo, o que não impede sua alteração manual. Não se aplica a produto Multi-sabores (ex: Pizzas), cujo valor deverá ficar zero. Neste caso, o valor será definido no formulário Montagem de Sabores (ver detalhes) conforme os sabores e tamanhos existentes.
  5. Venda 2: quando o campo está zerado, assume o Preço de Venda 1. Ele também pode ser alterado a qualquer momento pelo usuário e é uma alternativa para quem deseja vender produtos com valor mais alto ou mais baixo, com escolha feita na hora da venda. Para multi-sabores vale o que está descrito no Preço de Venda 1.

Departamento

É importante classificar o produto nos diversos departamentos, setores, espécies, etc., para que possam ser emitidas listagens estatísticas com base em cada grupo de produtos. O sistema possibilita a montagem de uma Árvore, onde são informados os diversos grupos em que os produtos se enquadram (ver detalhes).

Abra o campo e defina onde melhor se encaixa o produto. Se não existir classificação adequada, ela pode ser criada teclando insert ou pressionando o botão à direita do campo. Quanto mais baixo for o nível, maior será o detalhamento nas pesquisas.

Exemplo: um refrigerante light em garrafa pode ser classificado apenas como REFRIGERANTE. Todavia, para especializar mais os filtros o ideal é classificá-lo como REGRIGERANTE / LIGHT / GARRAFA. Desta forma, poderá ser feita uma pesquisa específica dos refrigerantes lights em garrafa, o que não seria possível se ele fosse classificado apenas como refrigerante.

Ingredientes

Para cadastrar os ingredientes do produto abra o campo com F4 ou com o mouse. Após, pressione a tecla OK ou Alt O para confirmar e fechar a janela. Para cancelar clique em Cancel ou pressione Alt C. Ao sair do campo tecle Enter para visualizar o texto.

Os ingredientes serão mostrados no momento da venda com o objetivo de informar o cliente. Esse campo será desativado nos produtos multi-sabores, pois para eles os ingredientes deverão ser informados no cadastro de cada sabor.

ICMS

Escolha qual a situação tributária ou alíquota que se enquadra o ICMS do produto. Clicando no botão que fica ao lado, será aberta uma janela mostrando todas as situações e alíquotas cadastradas no ECF - Emissor de Cupom Fiscal. Caso não exista a alíquota desejada faça o cadastramento na janela Funções Fiscais que é aberta a partir do módulo Configurações.

Painel Diversos

Pode Trocar o Preço no Momento da Venda: com esse campo marcado, o preço do produto pode ser substituído no momento da venda, mas exclusivamente por usuários que tenham essa permissão marcada em seus cadastros. Deve ser utilizado com cautela, pois pode permitir a venda de produtos por um preço vil.

Emitir Ordem de Serviço ao Registrar: esse campo marcado determina a emissão de Ordem de Serviço na venda, para que o produto seja preparado (lanches, a la cartes, pizzas) ou simplesmente entregue pela cozinha ou almoxarifado (refrigerantes, cervejas).

Uma Dica: produtos que estejam previamente preparados e à disposição do cliente na área de vendas, tais como alimentos em cubas de buffet, estufas, auto-serviços, etc., não devem ter esse campo marcado, pois, nesse caso, não será necessária a impressão de Ordem de Serviço.

Registro Ativo: esse campo deve permanecer marcado para manter o produto disponível no cadastro. Se estiver desmarcado o item não será mostrado na tela de vendas, não podendo, portanto, ser vendido e nos listadores aparecerá em tom cinza.

Foto

As fotos que estiverem no diretório "IntelSystems\Projetos\IS_Alilmentação\Dados\Fotos Produtos" poderão ser adicionadas, removidas, substituídas ou terem seu tamanho ajustado.

Para adicionar ou alterar uma foto clique sobre ela com o botão esquerdo do mouse. Outra forma de é clicar com o botão direito do mouse sobre o campo Foto e, no Popup que for aberto, clicar na opção desejada conforme exemplos abaixo:

............

Zoom: clicando no link zoom a foto será ampliada para facilitar a visualização. Não é o mesmo que a opção Ajustar Tamanho existente no popup. Esta ajusta o tamanho ao campo enquanto que o zoom amplia a foto em um janela aberta para isso.

Painel Permissões na Venda

Pode Participar de Promoções: marque esse campo se deseja que o produto participe das promoções de desconto por fidelidade de clientes.

Cupom p/Retirar Produtos: permite que, no momento da venda, seja impresso um cupom com autorização para retirada do produto em outra oportunidade.

Painel Características

Usar Etiqueta de Balança: esse campo deve ser marcado se o produto necessita da geração de etiqueta especial (de balança) com código de barras.

As etiquetas comuns têm apenas o código do produto e podem ser emitidas por qualquer impressora. As etiquetas especiais normalmente são emitidas por uma balança etiquetadora e contém um resumo da venda: demonstram o código do produto e também o valor ou a quantidade vendida (por peso ou unidade). Esses dados são interpretados pelos terminais de venda ou caixa ao lerem o código de barras.

Importante: para que os terminais interpretem corretamente as etiquetas de balança, deve ser definido o seguinte, no módulo de Configurações Diversas:

  1. o tamanho do código do produto a ser utilizado na etiqueta (4, 5 ou 6 dígitos).
  2. os dados que deverão constar na etiqueta de balança: o valor da venda ou o peso do produto. Exemplos:
    1. valor da venda: R$ 5,89 (na etiqueta: 0000589).
    2. peso do produto: 0,560 kg de queijo (na etiqueta: 0000560).

Nota 1: ao invés de peso do produto pode ser utilizado o número de unidades. Exemplo: 5 pastéis (na etiqueta: 0000005).

Nota 2: uma embalagem de produto que tem código de barras de fábrica e é vendida por unidade não deve utilizar etiqueta de balança, mas sim o próprio código da embalagem. Todavia, se a embalagem for aberta para venda a granel, poderão ser utilizadas etiquetas emitidas por balanças etiquetadoras, com código próprio de até 4 dígitos. Exemplo: uma peça de queijo que passa a ser vendida em fatias.

Atenção: Ao marcar Usar Etiqueta de Balança o campo Quantidade Automática também fica assinalado.

Quantidade Automática na Venda : essa opção estando marcada determina que no momento da venda a quantidade do produto será colocada automaticamente, dependendo do tipo de etiqueta ou da forma do código do produto:

a) etiquetas de balança -> assumem a quantidade vendida: as etiquetas feitas em balança etiquetadora contém um resumo da venda: possuem o código do produto e também o valor ou a quantidade vendida (Exemplos: 0,500 kg de queijo ou 5 empadas). Esses dados são interpretados e aplicados pelos terminais de venda e caixa ao ler o código de barras.

b) etiquetas comuns -> assumem a quantidade 1: produtos que são vendidos por unidade e não possuem código de barras de fábrica também podem utilizar etiquetas contendo código próprio, geradas em uma impressora comum. No momento da venda a quantidade assumida automaticamente será sempre 1.

c) código de barras no produto -> assume quantidade 1: se o o produto tiver código de barras de fábrica (ex: refrigerante), no momento da venda a quantidade assumida automaticamente será sempre 1.

Nota: nos itens "b" e "c", acima, se o campo Quantidade Automática estiver desmarcado a quantidade deverá ser informada manualmente no momento da venda: o sistema irá sugerir uma unidade e ficará aguardando a confirmação ou troca da quantidade.

Produto é Utilizado como Matéria Prima: determina que o produto é um insumo, isto é, que será utilizado como matéria-prima na fabricação de outros produtos.

Produto NÃO pode ser vendido: o produto não poderá ser vendido. Sua utilização será restrita para consumo e à produção de outras unidades. Pode ocorrer o caso de um produto ser insumo e também poder ser vendido normalmente. Neste caso, esse campo não deve ser marcado, eis que ele impede a venda.

Composição

Esse campo só deve ser marcado se o produto utiliza o Cadastro de Insumos, isto é, se ele é produzido a partir de matérias-primas previamente cadastradas. O botão ao lado abre o formulário que permite a escolha dos insumos que serão utilizados na fabricação do produto.

Painel Momento da Produção

No ATO da Venda: esse campo deverá ser marcado se o produto for produzido no ato da venda, isto é, sob encomenda como, por exemplo, pizzas, lazanhas, etc. É indicado para controlar os produtos a la carte. É importante a identificação correta porque os insumos, neste caso, serão baixados do estoque juntamente com a venda.

ANTES da Venda: marcar esse campo se o produto for primeiro produzido para depois ser colocado à venda. É indicado para controlar os produtos elaborados em escala maior como, por exempo, pães, bolos, pizzas pré-prontas, etc. É importante a identificação correta porque os insumos, neste caso, serão baixados do estoque no momento da produção.

Campo Livre

O texto colocado neste campo será mostrado na tela de venda. Pode ser utilizado como instrução de procedimento a ser adotado no momento da venda, com relação específica ao produto.

Desconto

Informe o percentual de desconto sobre o preço do produto, que será concedido mesmo que seja dado um desconto geral na hora da venda. Neste caso, haverá um desconto sobre o preço já com desconto.

Grupo de Preços

Se o produto pertence a um grupo que reúne vários produtos com preços de venda idênticos, escolha nesse campo onde ele se enquadra. Se não encontrar, clique no botão ao lado ou tecle insert para fazer o cadastramento. O valor de todos pode ser alterado ao mesmo tempo, utilizando o formulário adequado.

É aconselhável que os grupos de preços tenham nomes que se relacionem com os produtos. Exemplo: refrigerantes grupo A (nesse grupo colocar todos os refrigerantes que têm o mesmo preço de venda, independente do nome ou marca).

Importante: não se deve confundir Grupo de Preços com Grade de Produtos. O Grupo de Preços tem em comum somente o preço de venda, podendo o nome e a marca serem diferentes. Na Grade de Produtos, o preço e o nome têm que ser exatamente iguais, diferenciando apenas no tamanho e cor.

Localização

Esse campo é muito útil quando a empresa utiliza armários, prateleiras, gavetas, etc., onde mantém estocados os produtos, que podem facilmente serem localizados pelos seus respectivos endereços.

Painel Estoque

Dependendo do que estiver selecionado no painel "Unidade de Venda", esse painel pode assumir os seguintes nomes:

  1. Atual: o número de casas decimais desse campo dependerá do que foi definido no painel Unidade de Venda. O estoque atual pode ser informado no momento do cadastramento do produto. Todavia, é aconselhável que qualquer modificação posterior seja feita através do módulo de Ajustes, que é específico para essa finalidade.
  2. Mínimo: o número de casas decimais desse campo dependerá do que foi definido no painel Unidade de Venda. Esse campo só deve ser utilizado em casos muito especiais, pois interfere na sugestão de pedido dos produtos. Exemplo: o sistema entende que o estoque deve ter 10 unidades. Se na hora do pedido tiver 7, irá sugerir a compra de mais 3, para completar as 10 unidades. Todavia, se o campo Estoque Mínimo for 25, o sistema irá pedir 18 unidades, isto é, 15 a mais do que considera satisfatório.
  3. Máximo: o número de casas decimais desse campo dependerá do que foi definido no painel Unidade de Venda. Esse campo só deve ser utilizado em casos muito especiais, pois interfere na sugestão de pedido dos produtos. Exemplo: o sistema entende que o estoque deve ter 25 unidades. Se na hora do pedido tiver 7, irá sugerir a compra de mais 18, para completar as 25 unidades. Todavia, se o campo Estoque Máximo for 10, o sistema irá pedir apenas 3 unidades, isto é, 15 a menos do que considera satisfatório.

Fabricante

Informe o fabricante do produto, que pode ser localizado pelas primeiras letras do nome ou abrindo o componente com o mouse ou espaço. Caso não exista, deve ser providenciado o seu cadastramento.

Marca

Escolha a marca do produto, preferencialmente a que o identifique claramente. Se não encontrar, clique no botão ao lado ou tecle insert para fazer o cadastramento. Essa marca poderá ser utilizada nas ferramentas de busca.

Último Fornecedor

Esse campo informa o nome do último fornecedor do produto, cujo dado é colocado automaticamente quando os produtos são adicionados ao estoque pelo programa específico de Entradas, o que não impede que o nome seja escolhido neste próprio campo.

Aplicação/Características

É uma informação de livre digitação que poderá auxiliar no momento da venda. Podem, por exemplo, serem descritas as características do produto ou quais aplicações possíveis. Para caber mais informações, a área de digitação desse campo deve ser aumentada com o mouse ou teclando F4.

Botões Superiores

Para evitar que sejam pressionados indevidamente, os botões somente são liberados no momento em que podem ser utilizados. O botão que não estiver funcional poderá ser substituído por outro ou ficará cinza e não aceitará clique. São eles:

Cadastrar [F2] - Clique no botão ou tecle F2 para que seja liberado o cadastro de um novo registro.

Alterar [F4] - Clique no botão ou tecle F4 para que o registro selecionado seja editado para alteração.Salvar [F3] - Após cadastrar um novo registro ou alterar um item já existente, pressione o botão Salvar ou tecle F3.

Cancelar [ESC] - Clique no botão ou pressione ESC para cancelar um cadastramento ou alteração que esteja em andamento.

Localizar [F7] - Clique no botão ou tecle F7 para abrir o formulário de busca rápida de registro.

Excluir - Selecione o registro na grade, pressione o botão Excluir e após, quando solicitado, confirme a exclusão. Importante: um registro não pode ser excluído se houve alguma operação após o seu cadastro, porque qualquer lançamento gera registros dependentes que não podem ficar órfãos. Todavia, em qualquer situação é possível desativá-lo para que ele passe a ser ignorado no momento da venda, bastando, para tanto, desmarcar o campo Ativo.

Imprimir - Abre o formulário para configurações e impressão dos registros constantes na grade.

Exportar - Abre o formulário para exportação dos dados da grade para qualquer diretório, nos formatos Texto, HTML ou XLS (Excel).

Filtros [F8] - Esse botão ou a tecla F8 permite a abertura do formulário que permite diversas opções de escolha de relatórios gerenciais.

Fechar [ESC] - Clique no botão ou tecle ESC para fechar o formulário atual e retornar para a tela anterior.

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