Manual de Utilização

Primeira Fase: Instalação

O IS_Alimentação 2.0 tem sete instaladores, o que não significa que todos tenham que ser instalados. Veja abaixo a aplicação de cada um e escolha os que serão aplicáveis a sua empresa.:

  1. Servidor: é indispensável e só deve ser instalado no computador que servirá como servidor. Além de possuir a Base de Dados ele contém um módulo completo, isto é, permite que todos os tipos de venda e caixa possam ser utilizados no mesmo computador.
  2. Terminal: também contém um módulo completo para ser instalado nos demais computadores que estejam em rede. Pode ser substituído nos terminais pelos complementares constantes do item abaixo.
  3. Complementares: são módulos mais leves, específicos para cada tipo de operação, que podem ser instalados tanto no servidor como nos demais terminais. Todos eles acessam a base de dados do servidor e podem utilizar impressoras sem validade fiscal ou ECF - Emissor de Cupom Fiscal.
    1. Venda Simples: realiza a venda e recebe os valores ao mesmo tempo. É ideal para pequenos comércios que possuam somente um computador.
    2. TeleVendas: possui todos os recursos para efetuar vendas por telefone, com vinculação de entregadores e prestação de contas.
    3. Comanda: é aconselhável para os terminais que executem as vendas através de comandas, tais como restaurantes, buffets, lancherias, boites, etc.
    4. Balcão e Mesas: realiza as operações de vendas e recebimentos no balcão e também vendas nas mesas com controle de garçons e respectivas prestações de contas.
    5. Caixa: realiza todas as operações de pagamento e recebimento de valores. É aconselhável principalmente para empresas que possuam operadores específicos de caixa.

A instalação do sistema já traz todos os cadastros necessários à fase de treinamento, tais como usuários, clientes, produtos, vendas simuladas, etc., com as respectivas estatísticas e gráficos. Depois do treinamento tais dados serão deletados para dar início ao processamento definitivo.

Segunda Fase: Treinamento

Ingresse nos Configuradores e tecle F1 em cada um deles para obter ajuda sobre o correto preenchimento dos campos. Defina toda a forma de trabalho da empresa, inclusive no que concerne a utilização de impressoras.

Utilize os dados fornecidos com o sistema para fazer o treinamento dos usuários. Todas as operações feitas nesse período serão excluídas ao iniciar o processamento definitivo. Portanto, não precisa haver preocupação com eventuais erros durante essa fase: utilize a vontade os cadastros provisórios que acompanham o sistema. O estoque de produtos, massas e bordas para testes pode ser alterado a critério do usuário.

Ao ingressar a primeira vez no módulo de vendas será solicitada uma modificação na data. Aceite a alteração, que será a data do computador (o dia inicial da fase de testes), clicando na tecla F3. Se trabalha com mais de um turno, este também será solicitado. O sistema estará pronto para iniciar os testes com a data atualizada.

Importante: o sistema requer que a data e hora do computador estejam sempre corretas e bem formatadas. De preferência configure no Windows a data no formato dd/mm/aaaa (ex: 05/08/2007). Caso ingresse no IS_Alimentação com uma data posterior e depois retorne para a data atual o programa será bloqueado e somente poderá ser liberado pela IntelSystems, avaliando cada caso.

Não esqueça: quando tiver alguma dúvida, tecle F1 para receber ajuda com referência ao campo que está com o foco e também com relação a todo o formulário que está aberto.

Após concluir a fase de treinamento, clique no link "Excluir os testes e iniciar a utilização do sistema", no Configurador. Esse link deleta TODOS os dados e só deve ser utilizado no momento da implantação, sob pena de perda total das operações e cadastros existentes no momento. Após iniciar em definitivo o processamento dos dados da empresa esse link será desativado automaticamente.

Segunda Fase: Implantação Definitiva

No momento da implantação definitiva, após o sistema deletar os dados de teste, faça os cadastros necessários para iniciar a processar todas as operações da empresa. É aconselhável seguir o roteiro abaixo:

Configuração Geral

Mesmo que na fase de testes você já tenha configurado corretamente o sistema, refaça tal configuração. Isso porque na limpeza todos os dados retornam à posição inicial. Ingresse nos configuradores e utilize a tecla F1 para obter ajuda para o correto preenchimento dos campos.

Emissor de Cupom Fiscal - ECF

Se a empresa utiliza ECF, a Leitura X, Redução Z, Horário de Verão e Cadastro de Alíquotas poderão ser providenciados no formulário Funções Fiscais, no módulo Configurações. Em breve outras funções serão incorporadas ao sistema e disponibilizadas gratuitamente aos usuários.

Cadastramentos Iniciais

Cadastros que já vêm com o Sistema:

  1. Usuários: o sistema já vem com o usuário ADM (com todos poderes de administrador) e senha ADM. Da mesma forma que no período de avaliação, enquanto permanecer essa situação o sistema não pedirá login nem senha.
    1. Altere o nome e senha do administrador, pois o que é fornecido com o programa é padrão e tem objetivo de utilização provisória.
    2. Após, cadastre outro usuário com acesso a todo o sistema, pois não é aconselhável que somente uma pessoa tenha poder de Administrador.
    3. Cadastre os demais usuários que irão operar o sistema, definindo os acessos de cada um.
  2. Estados (UFs): está pronto, atualizado. Se for criado um novo Estado o cadastramento deverá ser feito pelo usuário.
  3. Departamentos: vem apenas com o raiz. Instruções serão dadas pelo pressionamento da tecla F1 no próprio formulário de cadastro.
  4. Mesas e Balcão: por padrão já existe o cadastro de 24 mesas e 12 vagas de balcão. Caso as quantidades não confiram ou a empresa não tenha atendimento em mesas e balcão, tais dados podem ser alterados da seguinte forma:
    1. ingresse no Configurador.
    2. no painel Atendimento de Clientes (figura abaixo) selecione:
      1. a quantidade de mesas existentes (zero se for nenhuma).
      2. a quantidade de vagas no balcão (zero se for nenhuma).
      3. o campo Utilizar Cartão para Lançar Despesas só deve ser marcado se a empresa trabalha com sistema de Comandas (ou Cartões) para lançar as despesas e utilizar um terminal de recebimento (Caixa), normalmente colocado na saída.

Cadastros que devem ser feitos pelo usuário (de preferência na ordem abaixo):

  1. Cidades
  2. Bairros
  3. Configurador Geral
  4. Tipos de Logradouros
  5. Logradouros
  6. Taxas de Entrega
  7. Entregadores
  8. Garçons
  9. Produtos >> quando o produto for multi-sabores (ex: pizza) serão solicidados os seguintes cadastros juntamente com o produto que está sendo cadastrado:
    1. Tamanhos
    2. Sabores
    3. Montagem dos Sabores
    4. Sabores das Bordas
    5. Montagem das Bordas
  10. Clientes: os clientes são cadastrados no momento de cada venda. Todavia, poderão ser feitos cadastramentos antecipados no módulo Cliente.
  11. Cadastro de Cartões: caso pretenda trabalhar com cartões de atendimento (comandas) gere a quantidade necessária no módulo Configurações, ícone Cartões.
  12. Alíquotas de ICMS no ECF : se a empresa utiliza Emissor de Cupons Fiscais, as alíquotas de ICMS poderão ser cadastradas no formulário Funções Fiscais, que pode ser acessado através do módulo Configurações.

Nota 1: após cadastrar os produtos, tamanhos e bordas, faça os correspondentes ajustes de estoque, o que também deverá ser realizado antes do início de cada dia de trabalho. Para tanto, utilize os formulários de Ajustes localizados na página Meus Atalhos.

Nota 2: os cadastros 6 e 7 somente serão necessários para empresas que utilizem serviço de entregas.

Nota 3: o cadastro número 8 somente deverá ser feito se a empresa utiliza garçom para atendimento nas mesas.

Nota 4: o cadastro número 11 somente deverá ser feito se a empresa utiliza comandas ou cartões de controle de despesas por cliente.

Vale a pena lembrar: a tecla F1 chama Ajuda para a tela que está ativa no momento, em todos os formulários.

Dúvidas e Sugestões: suporte@intelsystems.com.br